Tipy z oblasti: Finanční řízení

Sdílení zkušeností: Finanční reporting 

Tyto zápisky vznikly ze Sdílení zkušeností na téma finanční reporting, které se uskutečnilo 17.9. Zúčastnili se zástupci z firem: ModernTV, On Point Services, ALIS Tech, Moro Systems, Gnomon Production, 4dot Mechatronic Systems, Bamboolik, BASTL, KAMPOS, MEATEST

• Pro řízení finančního reportu se dá využít řada nástrojů od tabulek v Excelu přes nejrůznější softwary až po sofistikované ERP systémy.
• K propojení výrobních softwarů se softwary účetními může být dostačujícím nástrojem pro menší firmy Excel tabulka.
• Alternativou k ERP systémům může být „Reporting.cz“ – online software pro plánování a reportování, pomocí kterého lze propojit jakékoliv softwary používané ve firmě.

Tip: Předací cena

• Jedná se o „imaginární“ jednotku využívanou interně ve firmách pro sledování odchylek mezi výrobou a obchodem.
• Odpovídá ceně, za kterou je firma schopna daný výrobek vyrobit (dle vnitropodnikové kalkulace) a za jakou ho „prodává“ obchodníkovi.

Finanční řízení projektu

• Nejčastěji se sledují náklady na výrobu, vývojáře a náklady na prototypy.
• Mezi hlavní problémy, se kterými se firmy při řízení projektů potkávají, patří vykazování lidské práce – nejefektivnějším řešením se ukázala práce s hrubými odhady/průměry.

Finanční plánování

• Při plánování je zapotřebí nastavit správnou komunikaci mezi CFO a ostatními účastníky plánovacího procesu – řeč CFO je mnohdy nesrozumitelná pro CEO či obchodníky. Je dobré vzájemně nad čísly diskutovat a upřesňovat si, co konkrétně jednotlivé položky/čísla znamenají a hledat „mosty“ mezi rozdílnými tabulkami.

ERP vs. Rozdělené softwary

• Při úvahách o přechodu na komplexní ERP systém je vždy dobré mít na paměti finanční možnosti a velikost dané firmy.

 Tipy na Softwary: Reporting.cz, Pohoda, MoneyS3, iDoklad, Helios, PrestaShop, PREMIER, JIRA

 

---

Sdílení zkušeností: Manažerský reporting

Tyto zápisky vznikly ze Sdílení zkušeností na téma manažerský reporting, které se uskutečnilo 21.5. Zúčastnili se zástupci z firem: Enantis, KAMPOS s.r.o., TriLAB, Brightify, Procházka Carbon Luggage, AKSKP, Ysoft, On Point Services, Kentico, EK Industry, Gina Software, Morosystems, Trigy, Tierra Verde

• Když začínáme s manažerským reportingem ve firmě, je důležité, aby všichni zúčasnění byli jednotní v tom, co to znamená. Nemusí to být univerzální poučka, ale říct si, co to znamená pro vás ve vaší firmě.
• Z dlouhodobého hlediska je důležité mít oddělené role CEO a CFO
• Je dobré dělat dva reportingy: na týdenní a měsíční bázi

Týdenní report

• dobré rozdělit na oblasti, které jsou relevantní (obchod, cashflow…)

• Důležitá je odpovědnost: za každou část v týdenním reportu má zodpovědnost jeden člověk, ten číslům rozumí a prezentuje je ostatním

• Důležitá je plná informovanost směrem k vedení

Měsíční report

• kombinace toho, co se událo v minulosti a výhled do budoucnosti.

• Dobré je rozčlenit jednotlivé náklady

• Odpovědná osoba prezentuje svoje čísla, na základě tabulky svolat meeting

• Je dobré, aby odpovědná osoba přidala i potenciální rizika, která v této souvislosti mohou nastat

• Možnost automatizace na bázi výsledovky

• Filtrace podle měsíce, projektu, odpovědné osoby

Nástroje pro manažerský reporting

• Excel: není třeba ho zatracovat, dá se s ním pracovat, pokud ho dokážeme správně nastavit. (především pro menší firmy)

• Reporting.cz: schopnost zachytit nejen minulost, ale i budoucí výhled

• Pohoda

---

Sdílení zkušeností: Finanční plánování 

Tyto zápisky vznikly ze Sdílení zkušeností na téma finanční plánování, které se uskutečnilo 16.1.. Zúčastnili se zástupci z firem: Ysoft, Dataweps, Tierra Verde, Dactylgroup, Bamboolik, Mathesio, Audified, Flowup

Jak firma přistupuje k plánování vychází ze samotné strategie firmy 

• Dva přístupy: firmy se orientují na tržby a růst anebo jsou zaměřené na zisk 

• Na výnosy jsou zaměřené SME a stratupy (ve většině případů. Ale samozřejmě jsou i výjimky) 
• Na zisk se orientují větší firmy, které už hodně pracují s náklady 
• Když se řeší výnosy jako první se plánují tržby (z předpokládaných příjmů z projektů, z hlediska toho, co máme za sebou, jaké máme zákazníky a podle plánovaných projektů v daném roce, nové produkty, podle předpokládaných nových zákazníků,  
• Otázka je jak rychle se aktivity, co firma dělá propisují do tržeb (každá firma to má jinak) 

Přístup z pohledu tržeb 

 

• Plán tržeb 
• Excelová tabulka 
• Rozdělit plán na homogenní části, které se od sebe liší (přístupem, produktem, regionem), rozsegmentovat tržby na menší řiditelné oblasti. 
• Údaje si můžete dát do grafu a vidíte z jakého segmentu mám největší tržby 
• Při plánování se podíváte na segment, jak to vyvíjelo v minulých letech, jak by se segment mohl vyvíjet a jestli v tomto segmentu se chcete rozvíjet i nadále. 
• Finanční plánování není strategie firmy, ta už musí být, než začnu dělat finanční plán 
• Zero waste budgeting: nesoustředím se na to, co bylo minulý rok a začnu plánovat od nuly 
• Prodáváte přes partnery? Když ano, plánování je komplikovanější, tak je třeba s tím počítat. 

Přístup z pohledu zdrojů  

• Potom potřebuju pohled na zdroje ne ve smyslu finance 

• Zdroje: materiál, energie, služby, lidská síla, stroje  
• Jak počítat náklady na zdroje? Můžete počítat procentuálně, můžu se podívat, jak se vyvíjeli tržby a náklady na zdroje a na základě toho mohu plánovat. 
• Plánování podle kapacit u lidského kapitálu. Zvyšují se tržby tak jestli na to mám hodně lidí. Někdy se může vyplatit koupit stroj, který můžu odepsat než investovat do třech zaměstnanců 
• Stroje: zvládne to daná technologie? Pokud ne, potřebujeme další stroj. Pokud víc technologie nemůžeme dát, musíme přemýšlet, jak jinak to udělat. (odpisy) 
• Můžu si vzít úvěr nebo cizí financování a pokud ano, tak jaký je tam úrok 

 Finanční plán

 

 

Sdílení zkušeností: Finanční řízení #3

Tyto zápisky vznikly ze Sdílení zkušeností na téma finanční řízení. Zúčastnili se zástupci z firem: Ocean 48, Affini, Imcon Electronics, Autonapul, Mathesio, Nenovision, Bastl Instruments, Buildiro, Grit, Tierra Verde, Propasiv, Apec, Audified

Finanční riziko

• Typy rizik: Investiční, technologické, dodavatelské, tržní, odběratelské, kurzové
• Riziko je ztráta, která může nastat s určitou pravděpodobností
• Na jedné straně je vždy  pravděpodobnost, že něco nastane a na straně druhé jaký to může mít dopad
• Je důležité si vždy položit otázku, jaký má toto riziko dopad? V konečném důsledku totiž nejde jen o ztrátu konkrétní objednávky, ale může to vyústit až ve ztrátu zákazníka -> nedávat pozor finančnímu riziku může mít velký dopad.
• Na druhé straně vah: náklady, které jsou potřeba, abychom riziko vyřešili. Vrážím do něčeho peníze a nemám jistotu, že se mi to vrátí nazpět
• Investiční riziko: vrátí se mi investice? Když cokoliv nakupuji, vrátí se mi investice?

Odběratelské riziko

• Já jsem svoje splnil, otázka je, jestli mi za to někdo zaplatí, kdy vzniká: většinou největší riziko vzniká když vystavíme fakturu, u zakázkové výroby u objednávky. Už při potvrzení objednávky.
• Udělat si úvahu kdy vzniká riziko a které náklady kdy do procesu vstupují, abych věděl, jaký to má dopad, kdy  se riziko může objevit, kolik mě to bude stát.
• Největší vliv na to, jestli se firma dostane do rizika nebo ne má obchodník.Ti by měli být primárně manažeři rizika.  (kolik bude potřeba materiálu, čas)
• Důležité je nastavit nástroje, aby rizika nevznikala.

Nástroje

• Controlling: u každého zákazníka mít přehled o tom, kdy zaplatil. 12x zaplatil včas versus  6x z 12 nezaplatil včas.
• Octopus: systém, kde se dá dohledat kdo je “platič” a “neplatič”

Kurzové riziko

• Patria.cz: aktuální kurzy
• Jak se vyvíjí trh: Pikora, Šichtařová (kniha)
• Zjistili si a vypočítali jaký je rozdíl a vypočítali dopad
• Faktoring: je dražší řešení, levnější přes autocorent

Nastavení KPI

• Jaké jsou hlavní basic čísla, na které se dívat, abych dokázal odhadnout zdraví firmy

Co se dá sledovat:

• účetní výkazy

• náklady, výnosy

• počet vyrobených kusů

• produktivita

• kolik času nám co trvá

• každý business má ukazatele, které nejsou finanční

• finance jsou až konečné číslo, co mi vypadne

• celkové tržb
• celkové výnosy
• průměrné náklady

 

• KPI je spíš důsledek, předchází tomu spousta jiných věcí
• Na nákladové stránce bychom si měli určit, které jsou ty spouštěče, které tržby nejvíce ovlivňují. Potom bychom si měli identifikovat ty jednotlivé “neznámé v rovnici”
• Rozvahové ukazatele: sledovat odpisy z výsledovky: díky tomu mohu odhadnout kolik utratili z technologie: z toho okážu usoudit že budou chtít nějaké inovativní řešení, které nabízím
• Obecný tip pro startupy: vysoká pravděpodobnost, že hlavní ukazatel, který budu sledovat jsou tržby, až potom je dobré sledovat kolik je na to spálených nákladů. Potom co firma už obsadila firma trh, tehdy začínám sledovat více náklady, abych byl schopen je dostat co nejvíce dolů.  

---

 

Sdílení zkušeností: Finanční řízení #2

Tyto zápisky vznikly ze Sdílení zkušeností na téma finanční řízení. Zúčastnili se zástupci z firem: COPS, Bambolik, Akskp, Autonapůl, Mathesio, Nenovision, Bastl, Travelking, FlowUp, Martin Chovanec, Lukáš Konečný, Grit, JIC, Tierra Verde 

Jak informovat manažery oddělení?

• pokud se zvyšují náklady rychleji než výnosy, je dobré si položit otázku - Proč klesá produktivita?
• čím víc se posouváte ve výrobě od kusové k sériové, tím víc budete řešit neproduktivitu/zmetkovost

Finanční účty a úroveň detailu

• vytvořit si vlastní manažerskou výsledovku (pod jedním řádkem může být třeba 5 analytických účtů)
• budgetovat je lepší podle řádků manažerské výsledovky než podle analytických účtů
• zaměstnanci nemůžou rozhodovat, na který účet alokovat, proto existuje věcné schválení, schvalovat by měl ten, kdo to generoval
• rozhodně nepracovat se statutární výsledovkou, ale s manažerskou výsledovkou (se středisky)
• 2 názory ohledně účtování: 1) pracovat s analytickými účty (např. 518001, 518002, 518 003); nebo 2) nastavit si a využívat dimenze nebo střediska „..  nicméně pro rozvoj firmy by to mohlo být celkem tricky“
• neúčtovat přímo na syntetické účty!
• najít si žumpový účet a zkontrolovat, jestli vše, co je na něm zaúčtováno, na něj skutečně patří
• musíte vědět, co chcete kontrolovat, co chcete řídit

Plánování výsledovky/cashflow

• dělat si samostatný capexový plán po měsících, tzn. investiční náklady vyčlenit
• Co je pro vás důležité sledovat? ztráta? cashflow? aby bylo na výplaty?
• ebitda je základ pro cashflow plánování

Jak reporting vypadá ve vašich firmách?

• měsíčně kontrolujeme (report), a následně aktualizujeme 6měsíční plán (záleží ale v jak dynamickém prostředí se pohybujete a jaké takto častá aktualizace přináší přínosy)
• sledujeme na měsíční bázi cashflow a výkonové ukazatele
• porovnávat hodnoty: actual | year to day | year to go
• pozor na rozdíl obratovka vs účetní deník (jako vstup do excel reportu)

Další témata na příště:

• KPIi finanční (co je užitečné sledovat a proč)
• řízení rizika a use casy
• kapitalizace vývoje
• praktické ukázky

---

 

Ask&Tell: Finanční řízení #1

Tyto zápisky vznikly z Ask#Tell na téma finanční řízení. Zúčastnili se zástupci z firem: Trigy, Moro Systems, Brightify, Autonapůl, Mathesio, ALIS tech, Nenovision, Cargotic, TIerra Verde, CDC Data, Flowup, JIC, Lukáš Konečný

Finanční plán a budgeting

• Budgeting = krátkodobý plán vs Finanční plán = dlouhodobý
• Zkušenost Ysoft: plánování nákladů, později plánování příjmů
• Sestavení boardu, který plánuje finanční plán, který naplánoval finanční plán
• Rozdíl ve finančním plánování u výrobních a nevýrobních firem
• Plánování hrubé marže
• Provozní náklady: rozdělit na střediska (provoz, marketing, výrobu..), každé středisko je zodpovědné za svůj budget
• Nevýrobní firmy: naplánovat si nejdřív výnosy, spočítat jaké zdroje jsou potřeba
• Pokud předvídáme velký růst, je třeba se na to finančně připravit (jaké budou potřeba zdroje, jaké budou náklady…)
• Jak firma poroste, budou růst nové náklady (např. zákaznická podpora)
• Excell může (aspoň v začátcích) fungovat jako dobrý nástroj pro finanční plán
• Rozlišit finanční plán a reporting, na reproting Excell vhodný není
• Budget by měl “watterfalově” padat na vedoucí jednotlivých oddělení, kteří s ním disponují, když se budget přešvihne, udělat business case, na co budu potřebovat peníze (vytvoření business jednotek)
• Plánování od shora dolů
• Snažit se držet a nepřekračovat náklady
• V první fázi se vytvoří finanční plán za celek a potom, když je firma dál, dělá se budgeting
• Desková hra: Real Business
• Finanční milníky: co je “go” versus co je “nogo”
• Když je to "nogo", tak klidně stopnout projekt ať na něm nepálíme peníze (souvisí s projektovým řízením)
• Jak pracovat s rezervou? Nemít v rezervě moc peněz, škrtí to růst (vysoké rezervy), mít v rezervě peníze bez důvodu je, jak najmout programátora, který nebude programovat :-)