Člen JIC+ Roman Vejražka z Edookit: Zakázka ve státní správě? Zásadní je osobní kontakt a správné načasování

Děti školou povinné už pravděpodobně nezapomenou domácí úkol, neutají pětku z matematiky ani případné záškoláctví. Rodiče za to vděčí firmě Edookit, která od roku 2011 nabízí chytrý systém pro vedení třídních knih, žákovských knížek, tvorbu rozvrhů a pro kompletní administrativu škol. S výkonným ředitelem společnosti Edookit Romanem Vejražkou jsme si povídali o tom, jak obtížné bylo profouknout státní správu inovativním řešením. Prozradil také, jak je možné se ke státním zakázkám dostat a jaké výzvy spolupráce se školami přináší. 

Romane, kdy a kde začala Vaše cesta ke státní správě?

Moje zkušenost se školstvím začala někdy před dvanácti lety. Tehdy jsem pracoval pro firmu Epson a už v té době byly mými zákazníky české a slovenské školy. Jednou jsem se pak zúčastnil školní konference, kde jsem dostal nabídku vstoupit do Edookitu.

Podnikání ve státní sféře je prý komplikované. Říká se, že není jednoduché se k zakázkám dostat. Je to pravda? Jak se to daří vám?

Pravdou je, že státní správa je dost specifická. Lidé tu neutrácejí své peníze tak, jako lidé ze soukromých firem. Utrácejí rozpočtové peníze. Proto je potřeba pochopit, že motivací zákazníka není ani tak ušetřit čas, který by si přepočítal na peníze. Zákazník ve státní správě chce mít co nejméně problémů. Nejdůležitější pro úspěšný obchod je správné načasování. Pokud už je rozdělený rozpočet, nemá smysl se snažit něco „urvat“ a vyplatí se počkat na další rok. A naopak když víme, že bylo například teplé počasí, daná instituce ušetřila peníze za topení – a to si opravdu nedělám legraci – může to být naše chvíle. V takovém případě totiž tyto instituce mají peníze, které musejí do konce roku utratit. Když jim peníze na konci roku přebývají, musí je vrátit a o to méně dostanou příští rok. Takže u zakázek pro státní správu je opravdu velmi důležitý správný timing.  

Je nějaká oblast, kterou tak úplně ovlivnit nemůžete?

Asi jako všude jinde záleží hodně na tom, na koho při jednání narazíme. Komunikujeme s řediteli škol. Někteří jsou dobří manažeři a peníze si dokážou sehnat. V tomto případě je naše vyjednávací pozice lepší. Setkáváme se ale i s řediteli škol, kteří jsou bývalí učitelé. Ty baví především učení a managementu školy se tolik nevěnují. Takže to hodně záleží na každém konkrétním řediteli.

Co je podle Vás pro vašeho zákazníka nejdůležitější?

Chce vědět, že je naše řešení vyzkoušené, že se o něj nebude muset moc starat, a že bude dobře a spolehlivě fungovat.

Jaká jsou hlavní rizika ve vašem oboru?

Musíme pořád myslet na otázku, kdo je zákazník a kdo uživatel. A zároveň musíme uspokojit obě skupiny. Zákazníkem je pro nás ředitel, uživatelem jsou děti, učitelé i rodiče. Když se k řediteli dostane špatná zpětná vazba, může se rozhodnout pro jiné řešení. Dalším rizikem jsou výběrová řízení, protože podle zákona musí vzít ředitelé nejlevnější nabídku. Někteří v tom umějí chodit, takže vypíší vysoké parametry a z grantových peněz si koupí dobré řešení. Ale někteří dbají na nejnižší cenu. Firma, která se naučí dobře pracovat s výběrovým řízením, tak může do státní správy poměrně jednoduše dodávat.

Myslíte si, že jsou nějaké kompetence, bez kterých ve státní správě nejde podnikat?

Myslím, že se jedná o upřímné naslouchání. Téměř vždycky jsme se setkali s tím, že se lidé ve státní správě v nějaké oblasti neorientují. Hledají průvodce a pomocníky. Nejosvědčenější prodejní metoda je vypátrat, co školy potřebují. A následně pro ně připravit řešení na míru. Zní to jako klišé, ale nám to funguje.

Systém Edookit dodáváte i do německých škol. Vnímáte nějaký zásadní rozdíl mezi českým a německým školstvím?

V Německu je výrazně jednodušší administrativa, školy tam mají poměrně velkou autonomii. V tomto je Německo o kus napřed. Na druhé straně jsou na tom ale hůř technologicky, mají horší techniku a vybavení, což nás docela překvapilo. 

Kdybyste měl jmenovat tři věci, které jsou pro spolupráci firem a státní správy nejdůležitější, jaké by to byly? 

Určitě je nutné dodržovat termíny, dohody a smlouvy. Velmi zásadní je budovat vztahy a nepovyšovat se. Pokud si nevybudujete vztah předtím, než zažádáte o veřejnou zakázku, pravděpodobnost, že zakázku získáte, je určitě menší. Rozesílka letáků nebo nějaké slevové akce – to jsou úplně zbytečné kroky. Je potřeba navázat vztahy a komunikovat s konkrétními lidmi. Představa, že pošlu mail na tisíce škol a něco z toho vytěžím, je docela mylná.

Jak je to ve veřejné správě s konkurencí nebo naopak případnou spoluprací soukromých firem? Můžou se z konkurentů stát partneři tak, jako se to občas děje v soukromé sféře?

Konkurence v tomto oboru je obecně velmi tvrdá. Například na Slovensku je jen jeden informační systém. Spolupráce moc nefunguje, každý se spíš snaží urvat si své místo na slunci. Navíc to ve státní správě funguje tak, že některé firmy, které pro ni pracují, zaspaly vývoj a dělají si své věci pořád postaru. Pokud máte inovativní produkt, vůbec vám nerozumějí. Spolupráce je tak více méně vyloučená a bohužel někdy vyhrává zastaralejší řešení. Hodně lidí se snaží do státní správy dostat, ale jen málokdo pochopí, kudy vede cesta. 

Je problematické nastavit cenu?

My si ceny nediktujeme. Pokud je tu někdo, kdo má větší podíl na trhu, musíme se cenám přizpůsobit. Proto je naší snahou dostat se do zahraničí, kde se ceny pohybují úplně jinde. Česká republika je pro nás takové hřiště, kde se chceme naučit hru hrát. 

Až se tedy naučíte hrát na českém hřišti, co plánujete dál?

Rádi bychom se dostali do USA. Máme poptávky z USA, Španělska, Francie. Letos v létě jsme pustili online prodej. Systém se dá používat i bez přímé implementace. Poslední rok na expanzi hodně intenzivně pracujeme a už máme i obchodní způsob, jak se na ta vysněná místa dostat. Tak snad se nám to vydaří! (smích)