RIS Executive Assistant

Co zvládneš za první 3 měsíce?

• Zorientuješ se v týmu Rozvoje ekosystému, v agendě RIS JMK a v tom, kdo je kdo v orgánech a platformách RIS.
• Poznáš klíčové partnery: Jihomoravský kraj, město Brno, univerzity a další spolupracující organizace.
• Získáš přehled o pravidlech projektu Smart Akcelerátor, zejména o uznatelnosti nákladů, indikátorech, povinné publicitě a reportingu.
• Osvojíš si, jak v JIC pracujeme s digitálními nástroji (Asanou, SharePointem a Teams), a převezmeš agendu od současné kolegyně.
• Samostatně připravíš první jednání orgánů RIS – od pozvánky a podkladů přes prezenci až po zápis.
• Zapojíš se do přípravy zahraniční studijní cesty.

Jaké budou tvé cíle pro první rok? 

• Samostatně zajišťovat jednání Rady pro inovace, Koordinační skupiny RIS a inovačních platforem (plánovat termíny, koordinovat přípravu a včasné rozeslání podkladů, rezervovat prostory, hlídat formální náležitosti jednání, připravovat zápisy a starat se o jejich publikaci).
• Ve spolupráci s RIS3 manažerem plánovat a průběžně hlídat čerpání rozpočtu aktivit RIS v projektu Smart Akcelerátor a připravovat podklady k indikátorům a zprávám o realizaci.
• Připravovat reporting za oblast RIS, včetně roční zprávy o realizaci RIS JMK a podkladů pro Jihomoravský kraj, město Brno a vedení JIC.
• Koordinovat každoroční aktualizaci Akčního plánu RIS.
• Připravovat a realizovat přibližně dvě zahraniční studijní cesty ročně, od rešerše a itineráře přes dopravu, ubytování a komunikaci s partnery až po report a vyúčtování, a podle potřeby skupinu i doprovázet.
• Starat se o hladké fungování týmu: spolupracovat na správě rozpočtu a jeho kvartálních revizích, připravovat smlouvy a objednávky a podílet se na organizaci týmových výjezdů.
• Spravovat a rozvíjet naše digitální nástroje a hledat příležitosti, jak si práci zjednodušit, včetně využití AI.

Jaké zkušenosti a dovednosti bys měl/a mít? 

• Máš zkušenost (ideálně 2–3 roky) z koordinační, projektové nebo asistentské role, ve které jsi zajišťoval/a více agend současně a hlídal/a termíny.

• Umíš připravit jednání nebo akci od A do Z a předvídáš i organizační detaily.
• Jsi pečlivý/á, svědomitý/á a věci dotahuješ do konce.
• Píšeš přesně a srozumitelně formální texty, jako jsou zápisy, reporty a podklady pro jednání.
• Umíš komunikovat s lidmi z veřejné správy, univerzit, firem i s dodavateli. Nebojíš se připomenout termín ani otevřít problém, když se něco zadrhne.
• Když zadání není úplné, doptáš se a dokážeš pracovat i s neúplnými informacemi.
• Orientuješ se v M365 a umíš pracovat s projektovým nástrojem, jako je Asana nebo podobný.
• Domluvíš se anglicky alespoň na úrovni B2, včetně komunikace se zahraničními partnery.

Co je výhodou? 

• Máš zkušenost s administrací dotačních projektů, například s monitorovacími zprávami.
• Orientuješ se v oblasti veřejných politik.
• Máš zkušenost s organizací akcí menšího rozsahu (cca 25 lidí) nebo s přípravou a facilitací workshopů.
• Zajímáš se o AI nástroje a hledáš způsoby, jak je prakticky využít v práci.

​