ZÁSADY ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

V rámci tohoto dokumentu naleznete informace týkající se zpracování osobních údajů, které JIC, zájmové sdružení právnických osob, se sídlem Purkyňova 649/127, Medlánky, 612 00 Brno, 635 00 Brno, IČO: 71180478(dále jen „My“ anebo „Naše sdružení“) o Vás, jakožto o subjektu údajů zpracovává (dále jen „Vy“), a to zejména v souvislosti s uzavřením smluv mezi Našim sdružením a Vámi, případně při jiných činnostech souvisejících se správou Našich budov. Subjektem údajů jste v případě, že s Námi uzavíráte smlouvu nebo jste s námi jinak v kontaktu jako samostatně vystupující fyzická osoba a rovněž pokud s námi spolupracujete jako zástupce právnické osoby.

Tyto zásady Vám poskytují informace o tom, za jakými účely Naše sdružení zpracovává Vaše osobní údaje, v jakém rozsahu jsou Vaše osobní údaje zpracovávány (tzn. jaké osobní údaje jsou zpracovávány), na jakém právním důvodu zakládáme Naše právo Vaše údaje zpracovávat (plnění smlouvy, oprávněný zájem, plnění právní povinnosti, souhlas, jiný) a po jakou dobu jsme oprávněni je zpracovávat.

Tyto zásady dále obsahují informace o tom, jaká Vám náleží ve vztahu ke zpracování Vašich osobních údajů práva a jakým způsobem je vůči Nám můžete uplatnit.

1. Zpracování osobních údajů

Vaše osobní údaje zpracováváme proto, abychom mohli naplnit účely, které jsou stanoveny v následujících kapitolách.

Osobními údaji jsou informace, které o Vás zpracováváme, a to například jméno, příjmení, místo bydliště a další.

Zpracováním osobních údajů je jakákoliv operace s osobními údaji prováděná za určitým účelem nebo cílem, a to manuálně či automaticky, elektronicky či v papírové formě. Zejména se jedná o shromáždění, zaznamenání, uspořádání, strukturování, uložení, přizpůsobení nebo pozměnění, vyhledání, nahlédnutí, použití, zpřístupnění přenosem, šíření nebo jakékoliv jiné zpřístupnění, seřazení či zkombinování, omezení, výmaz nebo zničení osobních údajů. Zpracováním osobních údajů naopak není nakládání s osobními údaji pouhým nepravidelným a nahodilým způsobem v důsledku jiné činnosti, například servis technických prostředků pro zpracování údajů.

Za různými účely o Vás zpracováváme různé kategorie osobních údajů. Jde konkrétně o tyto kategorie:

-        Identifikační údaje (např.  jméno, příjmení, IČ, DIČ);

-        kontaktní údaje (např. e-mailová adresa, telefonní číslo);

-        adresní údaje (např. adresa sídla, doručovací adresa);

-        údaje nezbytné pro realizaci platebního styku a zaúčtování plateb (např. číslo účtu, kód banky, IBAN, SWIFT);

-        údaje o pracovní pozici (např. zda je subjekt údajů zaměstnanec, v pozici statutárního orgánu);

-        informace o smlouvě a o plnění smlouvy oběma smluvními stranami, Vámi i námi (např. informace o smlouvě zahrnující datum uzavření, délku trvání, datum a důvod ukončení a dále popis transakce, nájemné či jiná odměna);

-        údaje o výpůjčkách (např. datum půjčení a vrácení publikace, prodlení s vrácením publikace).

To, jaké osobní údaje o Vás zpracováváme, za jakými účely a jak dlouho, záleží na tom, jak a proč jste nám své osobní údaje sdělili, případně jak jsme je o Vás získali. Dále naleznete informace o zpracování Vašich osobních údajů podle toho, v jakém kontextu ke zpracování osobních údajů dochází.

2. Nájemní smlouvy

Pokud si chcete pronajmout některé z Našich kanceláří, případně některou z Našich zasedacích místností, jiných prostor nebo Našeho movitého majetku, potřebujeme s Vámi uzavřít nájemní smlouvu. Může se jednat například o smlouvu o nájmu prostor sloužících k podnikání, případně o poskytnutí prostor ke krátkodobému užití nebo smlouvu o přístupu do serverovny a nájmu serverového racku. V tomto případě pak zpracováváme Vaše osobní údaje v rozsahu, za účelem, z oprávnění (právního titulu) a po dobu uvedenou zde:

Účel

Rozsah zpracovávaných informací

Právní titul

Doba zpracování

Uzavření a plnění smlouvy, včetně související komunikace

-   Identifikační údaje

-   Adresní údaje

-   Kontaktní údaje

-   Údaje nezbytné pro realizaci platebního styku a zaúčtování plateb

-   Údaje o pracovní pozici

-   Údaje o smlouvě a o jejím plnění oběma stranami

Nezbytnost pro splnění smlouvy

Po dobu trvání smlouvy a po dobu 3 let poté; základní údaje o právním vztahu a o jeho existenci (smluvní strany, předmět závazku, apod.) až po dobu 10 let po skončení smlouvy; dále osobní údaje vyžadované právními předpisy po dobu stanovenou právními předpisy

Plnění zákonných povinností v oblasti účetnictví a daňového práva

-   Identifikační údaje

-   Adresní údaje

-   Údaje o smlouvě a o jejím plnění oběma stranami

Nezbytnost pro splnění právních povinností

Po dobu stanovenou příslušnými zákony, zejména:

Zák. č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty

Zák. č. 563/1991 Sb. o účetnictví.

 

Kontaktování subjektu v případě rizika narušení bezpečnosti pronajatého prostoru

-   Identifikační údaje

-   Kontaktní údaje

Oprávněný zájem spočívající v zajištění bezpečnosti Našich budov a nájemců

Po dobu trvání nájemní smlouvy

Pokud se rozhodnete s námi uzavřít nájemní smlouvu, jsou výše uvedené kategorie osobních údajů nutné proto, abychom s Vámi mohli smlouvu uzavřít, tuto smlouvu dále plnit, respektive kontrolovat plnění smlouvy z Vaší strany a v rámci plnění smlouvy s Vámi také komunikovat. Dále musíme plnit povinnosti stanovené právními předpisy.

Pro zajištění bezpečnosti Našich budov a nájemců prostor rovněž potřebujeme některé Vaše výše uvedené osobní údaje, abychom Vás mohli v případě ohrožení bezpečnosti kontaktovat. Proti zpracování Vašich údajů za tímto účelem můžete rovněž vyslovit námitku dle postupu v kapitole 6.5 a pokud bude oprávněná, se zpracováním osobních údajů v této souvislosti ihned přestaneme.

 

 3. Přístup do budovy

V některých případech se potřebujete dostat do některé z Našich budov. V takových případech Vám vydáváme kartu ke vstupu a pohybu po budově a přitom zpracováváme Vaše osobní údaje v rozsahu, za účelem, z oprávnění (právního titulu) a po dobu uvedenou zde:

Účel

Rozsah zpracovávaných informací

Právní titul

Doba zpracování

Uzavření smlouvy a zajištění přehledu o přístupu do budovy

-   Identifikační údaje

-   Kontaktní údaje

Nezbytnost pro splnění smlouvy

Do doby odevzdání karty

Pokud Vám dáváme kartu k přístupu do některé z Našich budov, jsou Vaše výše uvedené osobní údaje nutné k tomu, abychom zajistili přehled o přístupu do budov.

4. Půjčování knih z Naší knihovny

Pokud si přejete být zapsaní v Naší knihovně a půjčovat si z ní knihy a jiné publikace, musíte souhlasit s pravidly pro půjčování publikací z knihovny. V takovém případě zpracováváme Vaše osobní údaje v rozsahu, za účelem, z oprávnění (právního titulu) a po dobu uvedenou zde:

Účel

Rozsah zpracovávaných informací

Právní titul

Doba zpracování

Zápis do knihovny a zajištění přístupu ke knihám

-   Identifikační údaje

-   Kontaktní údaje

Nezbytnost pro splnění smlouvy

Do doby zrušení zápisu v knihovně

 

V případě, že se zapíšete do Naší knihovny, abyste si půjčili některé z publikací dostupných v knihovně, jsou Vaše osobní údaje nezbytné k tomu, abychom Vám publikace mohli půjčit a sledovat, zda plníte pravidla pro půjčování publikací.

5. Kamerový systém

Bližší informace ke zpracování osobních údajů prostřednictvím kamerového systému naleznete v příslušném dokumentu.

6. Komu Vaše osobní údaje předáváme?

Předem nevíme, komu budeme Vaše osobní údaje poskytovat. Proto zde uvádíme kategorie možných příjemců s odůvodněním, proč by mohlo k předání Vašich osobních údajů dojít:

Příjemce

Důvod zpřístupnění

Osoby zajišťující chod Našeho software (počítačových systémů)

Potřebujeme, aby nám poskytovatel softwarového vybavení, který je v pozici zpracovatele osobních údajů, servisoval chod informačních systémů

Právní a daňoví poradci

Občas může vzniknout potřeba, abychom do informací o právních vztazích s Vámi nechali nahlédnout právní či daňové poradce. Jde o osoby, které jsou vázány zákonnou povinností mlčenlivosti.

Orgány činné v trestním řízení, jednotky integrovaného záchranného systému

Pro zajištění bezpečnosti Našich prostor může být nutné spolupracovat s orgány činnými v trestním řízení (soudy, státní zástupce, Policie ČR), případně jednotkami integrovaného záchranného systému (Policie ČR, hasiči).

Rádi bychom Vás informovali, že vždy vyhovíme Vašemu právu získat informace o tom, komu, kdy a za jakým účelem byly Vaše osobní údaje předány.

7. Jaká jsou Vaše práva?

S ohledem na skutečnost, že Naše sdružení o Vás zpracovává osobní údaje, náležejí Vám práva, o kterých bychom Vás rádi v této sekci informovali. Veškerá svá práva můžete u nás uplatnit jakýmkoliv způsobem, který Vám bude vyhovovat a který umožní ověřit, že nás skutečně žádáte Vy (umožní ověřit Vaši identitu), a my se Vám budeme snažit v největší možné míře vyjít vstříc. Abychom ale byli schopni Vám vyhovět co nejlépe, chtěli bychom Vás požádat, abyste svá práva uplatnili písemně na adrese Našeho sdružení JIC, zájmové sdružení právnických osob, se sídlem Purkyňova 649/127, Medlánky, 612 00 Brno, 635 00 Brno, nebo na emailové adrese jic@jic.cz.

7.1.            Právo na přístup

Máte právo na přístup k osobním údajům, které o Vás Naše sdružení zpracovává, a současně právo na informace o tom, jaké osobní údaje o Vás zpracováváme, po jakou dobu, jaké jsou účely jejich zpracování, komu je zpřístupňujeme a jestli je používáme k automatizovanému rozhodování (případně jak toto automatizované rozhodování funguje).

Kopii Vašich osobních údajů Vám poskytneme bezplatně. Pouze v případě, že by se jednalo o více kopií, dovolíme si po Vás požadovat nezbytnou úhradu za jejich poskytnutí.

7.2.            Právo na opravu

Pokud zjistíte, že o Vás zpracováváme neúplné nebo nesprávné osobní údaje, máte právo na to, abychom osobní údaje opravili nebo, pokud to vyžaduje účel zpracování těchto osobních údajů, abychom je doplnili.

7.3.            Právo na výmaz

Vaším právem je také právo na výmaz Vašich osobních údajů, které Naše sdružení o Vaší osobě uchovává a zpracovává. Abyste mohli vymazání požadovat, musí být dán jeden z následujících důvodů:

Vaše osobní údaje již nejsou potřebné pro účel, pro který byly shromažďovány nebo zpracovávány;

  • Vaše osobní údaje zpracovává Naše sdružení protiprávně;
  • odvolali jste souhlas, na jehož základě bylo zpracování Vašich osobních údajů prováděno, a nemáme žádné jiné oprávnění (právní titul) tyto osobní údaje dále zpracovávat;
  • vznesete námitku proti zpracování Vašich osobních údajů, které zpracováváme na základě Našeho oprávněného zájmu, a pokud nebudeme schopni prokázat, že Náš oprávněný zájem převažuje Vaše právo na výmaz;
  • existuje nějaký zákonný důvod, který vyžaduje výmaz těchto osobních údajů;
  • Naše sdružení zpracovává osobní údaje dítěte, aniž by byl dán rodičovský souhlas k takovému zpracování.

Dovolujeme si Vás upozornit, že může dojít k situaci, kdy Vaše osobní údaje nemohou být vymazány na základě Vašeho odvolání souhlasu se zpracováním osobních údajů nebo na základě Vaší žádosti o výmaz osobních údajů. Takovým případem je zejména situace, kdy po nás zpracování Vašich osobních údajů vyžaduje zákon. V případě, kdy tato situace nastane, Naše sdružení Vás bude informovat o důvodu, na základě, kterého nemůžou být Vaše osobní údaje vymazány.

7.4.            Právo na omezení zpracování

V případech, kdy budete mít pocit, že Vaše osobní údaje zpracovávané Našim sdružením jsou chybné, máte právo požadovat, abychom omezili zpracování Vašich osobních údajů na dobu nezbytně nutnou k ověření přesnosti Vašich osobních údajů a jejich případné opravě.

Toto právo máte také v těchto případech:

  • zpracování Vašich osobních údajů Našim sdružením je protiprávní, ale nepřejete si, aby Vaše osobní údaje byly vymazány;
  • Naše sdružení již nepotřebuje Vaše osobní údaje za účelem, za kterým jsme je zpracovávali, ale Vy trváte na jejich zpracování (zejm. uchování) Našim sdružením pro určení, výkon nebo obhajobu Vašich právních nároků;
  • vznesl/vznesla jste námitku proti zpracování Vašich osobních údajů na základě oprávněného zájmu Našim sdružením, přičemž omezení zpracování v tomto případě bude platné po dobu nezbytnou k určení toho, zda náš oprávněný zájem převyšuje nad Vaším právem na to, aby Vaše osobní údaje nebyly nadále zpracovávány.

7.5.            Právo na námitku proti zpracování Vašich osobních údajů na základě oprávněného zájmu

S ohledem na skutečnost, že některé Vaše osobní údaje zpracováváme na základě oprávněného zájmu, máte právo podat proti tomuto zpracování námitku, na jejímž základě posoudíme, zda je skutečně v Našem oprávněném zájmu Vaše osobní údaje pro daný účel zpracovávat nebo zda převažuje Vaše právo na to, aby Vaše osobní údaje nebyly nadále zpracovávány.

7.6.            Právo na stížnost

V případě, kdy všechny výše uvedená práva jsou z Vašeho pohledu nedostatečná, nebo jste názoru, že jakýmkoliv způsobem Naše sdružení porušuje Vaše práva, máte možnost podat stížnost u dozorového úřadu. Stížnost můžete vznést prostřednictvím kontaktu na Úřad pro ochranu osobních údajů, které jsou dostupné na stránce https://www.uoou.cz/podatelna-uradu/os-1006 .

8. Účinnost

Tyto Zásady jsou účinné od 25. 5. 2018.

Naše stránky používají soubory cookies. Informace o tom, co jsou soubory cookies a jak vyloučit jejich používání, naleznete zde. Ze souborů cookies vyčteme i některé informace o tom, jak naše stránky používáte a tyto informace nám slouží ke zlepšování a k vytváření statistik o užívání webu.