5 tipů: Jak vést tým v době krize

Co doporučuje HP JICu Eva Vacíková?

Organizace práce a řízení vlastního tempa v klidu kanceláře a v blízkosti týmu – to je jeden svět. Ten druhý je vyučování a zaopatření zábavy pro děti, vaření, nakupování a starost o starší generace v rodině. Zatímco dřív jsme si žili poměrně pohodlně v obou světech odděleně, karanténa nám vše obrátila vzhůru nohama a smíchala oba světy do jednoho hrnce. A v leckterých případech se může jednat o slušný guláš! Jenomže co si navaříme, to si také musíme sníst – a v případě komunikace v krizi to platí dvojnásob. Jaký recept na vedení lidí v době krize tedy zvolit? O tom mluvila naše kolegyně Eva Vacíková na jednom z našich webinářů.

Začneme výhodou nevyhnutelnosti. Ta vám v současné situaci může posloužit jako spolehlivá berlička. Je spousta věcí, na které jste si s týmem dřív netroufali – nebyl na ně čas, chuť ani energie. Teď dost možná máte vše z výše zmíněného, protože – a to je hlavní – nejspíš nemáte na výběr. Nevyhnutelná změna je příležitost, jak z krize vyždímat to dobré.

1. tip: Správné informace pomohou uniknout před požárem

Důležitá jsou – jako vždy – správná data. V tomto případě ve vztahu k lidem ve vašem týmu. Správný lídr tedy musí mít jistotu, že o svých zaměstnancích (a od nich) má správné informace. Zvažte vlastní průzkum, ptejte se jednotlivců, jak jsou na tom, ať si uděláte kompletní obrázek o celém týmu. A především jim buďte na blízku a buďte pro ně lídrem. „Existuje klasický příklad s požárem, kdy se bezpečně zachrání tým lídra. Tým manažera, který řekne: běžte touhle uličkou, zabočte doprava, až doběhnete na parkoviště, má mnohem menší pravděpodobnost záchrany, než tým s vůdcem, který řekne: zachraňme se,“ vysvětluje Eva Vacíková.

2. tip: Nalaďte svůj tým

Lidé musejí pracovat v domácích (a ne vždy vyhovujících) podmínkách, po hlavě jim při tom skáčou po vzdělání či pozornosti toužící děti, telefony vyzvánějí od příbuzných dědečků a babiček, kteří potřebují nákup, a vedle toho je tu pořád osmihodinová pracovní doba a úkoly, které je potřeba splnit. Jak tým podobně zavalených lidí podpořit?

Především se snažte zlepšit jim náladu. Podpořte je neustálým opakováním smyslu toho, co vaše organizace dělá, krmte je dobrými zprávami. „Dávejte svým lidem vědět, co se stalo, co se bude dít, kde vidíte pozitiva. Vytvořte jim možnost radovat se (ideálně i bez vás) a prostor pro vzájemnou komunikaci,“ zamýšlí se Eva Vacíková. Jednou z možností, jak se v online prostředí potkat, je každodenní neformální setkání třeba u ranní kávy. „Jeden z klientů JICu používá také každodenní zábavný kvíz – pravda nebo lež? – který se váže vždy k jednomu z členů týmu,“ prozrazuje Eva Vacíková. Ti se tak poznávají i z úplně nových úhlů, a zároveň jim to zpříjemní pracovní startovní čáru a zlepší náladu. Zpomalit tempo je podle Vacíkové jedna z možností, rozhodně byste si ale měli dát pozor, aby vaši lidé nezastavili úplně a nevypnuli motory. „Je to jako na dálnici. Když je auto rozjeté, má tu správnou rychlost a naráz zastaví, rozjezd pak trvá mnohem déle,“ dodává Vacíková.

3. tip: Tahoun nebo operativec

V době krize je potřeba (víc než kdy jindy) vyždímat z týmu maximum. Využijte toho, že víte, kdo je ve firmě tahoun a kdo operativec. „Tahoun je obvykle ten, který spontánně táhne projekt nebo firmu dopředu. Přichází s novými nápady. Operativec oproti tomu dělá operativní práci, která tahouna často demotivuje,“ vysvětluje Vacíková. Práci je potřeba organizovat chytře, zamýšlet se, jak by se daly přepínat síly v rámci firmy. Ptejte se zaměstnanců, jestli vědí o práci, kterou by mohli nebo chtěli převzít od kolegy, eventuálně kterou činnost předat někomu jinému. A ptejte se také, jestli nepomýšlejí na práci z jiného ranku. „Doposud nebyl na podobné experimenty čas, nálada, prostor. Nebo byl tým jednoduše zabejčený. V současné době máme všichni výhodu nevyhnutelnosti. Právě teď nastala chvíle, kdy můžeme s mnoha věcmi velmi jednoduše pohnout kupředu,“ vysvětluje Vacíková.

4. tip: Pravidelné standupy

Home office není pyžamový pracovní tábor. Zaveďte pravidelné standupy, které donutí všechny lidi v týmu vstát v určitou hodinu, umýt se a odstartovat pracovní den. „Může to znít jako banalita, ale jsou to věci, které s home office úzce souvisí. Myslím, že mnozí máme za sebou nejeden den, kdy jsme se probrali v šest večer v pyžamu totálně přepracovaní,“ říká s nadsázkou Eva Vacíková. V momentě, kdy si lidé v týmu proberou a rozdělí práci (a přislíbí tak svůj díl odvedené práce i před ostatními), přistupují ke svému úkolu jinak. Při organizaci standupů pomýšlejte na to, jestli někteří lidé z týmu nepracují hlavně v noci (jako například vývojáři). V takovém případě je ideální přizpůsobit každodenní online setkání i této skupině – a místo v 9 hodin ráno spojit sovy i skřivany v jedné online místnosti třeba až ve 13 hodin odpoledne. Sovy vám zcela jistě poděkují.

5. tip: Pracujte s produktivitou

Je také nejvyšší čas přestat si lhát do kapsy, že jsou všichni členové týmu stejně produktivní. Nejsou. Proto je potřeba komunikovat s jednotlivými typy různě. Méně produktivní skupinu můžete v rámci pravidelného standupu podpořit (nebo zkontrolovat) právě předem vyřčeným plánem. „Začněte sami od sebe, vlastním příkladem: já mám dnes v plánu tohle a tohle. Na základě toho se zeptejte, co bude dělat daný člověk,“ radí Eva Vacíková.  Nezapomínejte přitom ani na produktivní jedince a potenciály. I ty je potřeba podpořit. „Tito lidé mají typicky tendenci nabrat si víc práce, než můžou unést a potřebují prioritizaci. V opačném případě budete mít za měsíc vypáleného člověka,“ dodává Vacíková.

Pokud výše zmíněné rady a tipy nepomůžou, je potřeba v krizi přistoupit k méně milejší části vedení týmu, a sice – k řešení tzv. rozhodných problémů. Zkracování úvazku nebo neplacené volno je ta nejmírnější varianta (o právních aspektech jsme psali tady). Pokud nemáte pro své zaměstnance práci a poslali jste je domů, vyplácíte jim (minimálně) 60 % mzdy. Kdykoliv v této době po nich můžete vyžadovat práci – v době, kdy zaměstnanec pracuje, bude brát plnou mzdu, v době, kdy bude doma, bere zmiňovaných 60 % (nebo více). Nebojte se se svými zaměstnanci mluvit. Pokud máte jejich důvěru, zjistíte spoustu věcí: například to, že někteří lidé nemají s neplaceným volnem nejmenší problém. Je možné, že si rádi odpočinou a budou se věnovat činnostem či lidem, na které doposud neměli čas. V každém případě je dobré toto období předem časově ohraničit – a slíbit, že od září (například) bude všechno jako dřív. V což doufáme všichni.