Tři tajemství home office

tipy Aleny Kastnerové

Home office: jen málokdo na něj nemá názor. A jak už to bývá, ten nejsilnější názor na něj mají hlavně ti, kterých se netýká; buď z podstaty jejich práce není možný, nebo necítí potřebu pracovat jinde než na svém pracovišti. Nyní se z home office stalo ústřední téma našich životů. Byli jste do něj vhozeni bez záchranných kruhů a musíte plavat, jak to jen jde. Většina z nás už tak měla možnost zjistit, že home office je všechno možné, jenom ne lehká věc. Vyžaduje zcela speciální disciplínu, kterou si nejdřív musíte osvojit, a rutinu, kterou je třeba si vytvořit. Pokud jste k tomu dosud neměli příležitosti, pokud to dosud nebylo třeba, není divu, že se vám doma pracovat nedaří – je to logické a není to vaše chyba.

První tajemství home office

Home office je jako peníze, sex nebo volný čas – musíte toho mít dlouhodobě nadbytek, abyste se s ním naučili správně zacházet.

Home office je těžký v tom, že vyžaduje:

  • sebedisciplínu
  • zavedenou rutinu
  • návyk, který není definován prostředím. (Co to znamená? Mnoho našich návyků máme navázáno na prostředí, kde je provádíme. Doposud jste měli práci spojenou s kanceláří a domov s osobním životem. „Jsem v kanclu = pracuji. Jsem doma = odpočívám, bavím se s rodinou." S tím je teď konec, najednou jste doma, tedy v prostředí, pro které máte zafixován návyk odpočívat a být s rodinou, ale chce se po vás úplně jiné chování. Není divu, že vám to dělá potíže.)

Home office je také těžký, protože:

  • vám schází podpora kolegů v kanceláři (pracuje se lépe, když jsou kolem lidé, kteří také pracují)
  • rozpadl se váš zavedený časový harmonogram
  • nemůžete pro práci využít jiné pracovní prostředí (spousta volnonožců chodí pracovat do kaváren, čajoven, sdílených prostor, hubů... To teď není možné. Současná situace je tak těžká i pro zavedené freelancery.)

Home office, do kterého jsme byli uvrženi my, je vůbec nejtěžší, protože:

  • děje se hodně výjimečného a člověk má tendenci sledovat zprávy víc než běžně
  • rodina je doma
  • venku je krásně
  • byli jsme hozeni do vody bez přípravy a náhle

Média se hemží desítkami rad, jak na home office, a klidně je všechny vyzkoušejte, ale ve finále si stejně budete muset vyšlapat svou vlastní cestu.

Protože...  a to je

Druhé největší tajemství home office

Home office je jako hubnutí: i přes nějaká existující bazální pravidla je každý člověk jiný a každému bude fungovat něco trochu jiného.

Chápu, že vás tenhle závěr neuspokojil, protože lidi vždy a na všechno chtějí jednoduché pokyny. A kdybych se chtěla chovat jako ta banda radilů na youtube, nasázela bych sem tipy á la: držte režim, jako kdybyste chodili do kanclu, obědvejte v jiné místnosti, než pracujete, a kupte si na stůl hezkou vázičku, ale... stejně nakonec budete čelit faktu, že si na ten svůj funkční způsob musíte přijít sami.

Tipy k zamyšlení pro zaměstnance

  1. Nedívejte se na současnou situaci jako na něco, co je třeba se zatnutými zuby vydržet. Berte to jako fantastickou možnost, jak získat zcela novou dovednost – pracovat odkudkoli. Pokud by vám zaměstnavatel umožnil jeden den home office týdně, trvalo by dlouho, než by se vám nějaká rutina ustálila, takhle máte šanci získat ji mnohem dřív. Přes všechny potíže se na situaci pozitivně, jako na výzvu, nikoli jako na komplikaci.
  2. Je třeba si vytvořit novou rutinu – to potrvá. Nebuďte nervózní, když v tom selháváte, nezlobte se na sebe, když zjistíte, že nejste tak výkonní jako v kanceláři, za současné situace po sobě chcete nemožné. Lidem na volné noze trvá až rok, než si vyšlapou takovou pracovní rutinu, která jim vyhovuje a zároveň je dostatečně efektivní. Nechtějte tohle zvládnout za deset dní.
  3. Základ práce z domu je velmi rázně si vykolíkovat hřiště se svou rodinou – ale na to už jste asi přišli, že? Upřímně, určit a držet hranice se svými nejbližšími, kteří si myslí, že když jste doma, tak nic neděláte, bude možná teď to nejtěžší. Držím vám palce, na tohle žádné rady nejsou.
  4. Vyzkoušejte různé systémy práce. Můžete se držet toho, co znáte z kanceláře: v osm zasednu za noťas a v pět skončím, někde mezi si dám oběd. Z mnoha důvodů vám ale tohle doma nemusí fungovat. Nepanikařte a zkuste hledat jiný systém. Tři hodiny dopoledne, pauza, tři po obědě, tři večer, možná objevíte, že jste funkční hlavně v noci... hledejte!
  5. Pokud to aspoň trochu jde, buďte absolutně otevření vůči svému nadřízenému. Nebudete-li to doma zvládat, řekněte mu to; jen tak můžete společně hledat cestu, jak z toho ven.
  6. I v kanclu jsou dny, kdy toho moc neuděláte, a ty, kdy jedete jak kluci v Nagánu: na sto deset procent. Připravte se, že doma se tyto nůžky rozevřou mnohem víc. Kopr bude silnější, sklony k maniakálním záchvatům workoholismu též. Je to dané všemi těmi body výše, viz Proč je home office těžký.
  7. Co když vás přepadne kopr jak sviňa, tedy den, kdy vám to FAKT ALE OPRAVDU VŮBEC NEPŮJDE? Sedněte si k tomu na 10 minut. Deset minut je MUST. Pracujte deset minut, pak vstaňte a dělejte jiné věci. Pak si k tomu sedněte na 15 minut. Udělejte aspoň něco. A nebojte se, ono to přejde a práce zase půjde od ruky. Vždycky to přejde.
  8. Vytvořte si nové funkční rituály, jak svoje osobní (kafe v přesnou dobu, desetiminutová procházka po dvouhodinovém pracovním bloku...), tak s týmem (společný online oběd, ranní desetiminutovka). Pomůže vám to zarámovat den, který se při práci doma rozplizne spíše než v kanceláři.
  9. Existuje spousta metod, aplikací, pomůcek, jak na home office fungovat: Brain fm aplikace, White Noise do sluchátek, metoda time boxing, technika Pomodoro... spoustu z toho určitě znáte. Opět platí: hledejte!

Tipy k zamyšlení pro leadery

  1. Smiřte se s faktem, že se produktivita práce vašich lidí sníží. V lepším případě to bude jen na čas, na prvních pár dní/týdnů, v horším to potrvá celou dobu tohoto nuceného home office. Není to ničí vina, je to důsledek situace, ve které jsme se ocitli.
  2. Pokud je to jen trochu možné, nezačínejte teď nic nového, odložte nové projekty o pár dní/týdnů; všechno je momentálně úplně nové a je třeba čas se s tím vším okolo vyrovnat.
  3. Snažte se vytvořit opravdovou atmosféru otevřenosti – tak, aby vám byl zaměstnanec schopen upřímně říct, že mu to doma fakt nejde. Je lepší, když přizná, že se doma soustředí maximálně dopoledne (takže můžete společně hledat cesty, jak to zlepšit), než že bude předstírat plné pracovní nasazení, ze kterého nic nebude.
  4. Prioritizujte: určete si, co je neodkladné a co může počkat. Něco určitě nesmí a něco naopak může počkat.
  5. Dohodněte se, kdy budou vaši lidé na příjmu (třeba denně 9-16 hodin), ale zkuste netrvat na obvyklé pracovní době. Nechte své lidi, ať si najdou vlastní funkční systém práce, který bude doma jiný než v kanclu.
  6. V současné situaci není zas tak důležité, kolik hodin lidé pracují, ale co všechno udělají. Pokud zvládají zadané úkoly, je jedno, že je stihli za poloviční čas. (Upřímně – pokud to tak je, gratuluji, máte skvělý tým.)
  7. Existují lidé, kteří v kanclu fungují skvěle, ale doma naprosto selžou; nemají podmínky, nebo opravdu nejsou typy pro práci mimo kancelář. Pokud se tak stane, zkuste přemýšlet, jestli pár dní nemohou dělat úplně jinou práci (šití roušek, dobrovolník v nějakém centru...). Je to extrém, uznávám, ale v současné situaci je i to lepší než si lhát do kapsy, jak nám to všem pěkně odsýpá...
  8. Naše krizová situace může trvat podstatně déle, než všichni doufáme. S tím, jak budou přibývat týdny doma, budou i přibývat změny nálad a výkonnosti všech – připravte se na to, minimálně ve své hlavě, jako na možnost, která může nastat.
  9. Důvěřujte. Máte-li v týmu kvalitní lidi, budou hledat cesty, jak na home office fungovat. A kdo hledá, ten najde.

Třetí největší tajemství home office

Home office není bonus.

Respektive: nemusel by být! Ve skutečnosti by to mohl být fantastický nástroj, jak posílit svou firmu, zvýšit její konkurenceschopnost a svým zaměstnancům rozšířit škálu dovedností. Představte si, že jsou všichni vaši lidé schopni odvádět stoprocentní pracovní výkon z jakéhokoli místa, v jakékoli situaci. Mají vytvořené návyky, zavedenou pracovní rutinu a uvědomují si nutnost sebedisciplíny pro práci odkudkoli. Nebyla by to krása?

Pracujte na tom – teď máme jedinečnou možnost! Protože se ukazuje, že firmy, jejichž zaměstnanci budou schopni pracovat odkudkoli, získají jedinečnou konkurenční výhodu a ve finále nejen, že je všemožné krize neohrozí, ale naopak ještě posílí.

Přejeme vám, ať z této krize vyjdete posílení. Jako jedinci, i jako firma.